پیش فاکتور یا پروفرما اینویس (به انگلیسی: Proforma Invoice) یکی از اسناد اولیه و حیاتی در تجارت بینالملل است که توسط فروشنده در معاملات بینالمللی صادر میشود. پس از آغاز مذاکرات و مکاتبات، اگر مذاکرات اولیه به نتیجه برسد، معمولاً خریدار درخواست صدور پروفرما یا پیش فاکتور میکند.
در این سند، فروشنده اطلاعاتی مانند تعداد، ارزش، کد تعرفه (HS CODE) و جزئیات دیگر کالا را ذکر میکند. پروفرما زمانی صادر میشود که فروشنده جزئیات مقدماتی معامله را با خریدار در میان گذاشته، اما هنوز خریدار تأیید نهایی معامله را انجام نداده است. این سند به خریدار کمک میکند تا دقیقا بداند چه انتظاری از فروشنده دارد.
سایت American express در اینبار نوشته:
A proforma invoice is a preliminary bill or estimated invoice which is used to request payment from the committed buyer for goods or services before they are supplied. A proforma invoice includes a description of the goods, the total payable amount and other details about the transaction
پروفرما اینویس یک فاکتور مقدماتی یا پیشبینی شده است که برای درخواست پرداخت از خریدار متعهد برای کالا یا خدمات قبل از تأمین آنها استفاده میشود. پروفرما اینویس شامل شرح کالاها، مبلغ کل قابل پرداخت و سایر جزئیات مربوط به معامله است.
اطلاعات موجود در پروفرما
پروفرما امکان درج اطلاعات مختلف را فراهم میکند. در ادامه مهمترین اطلاعاتی که معمولاً در این سند درج میشود، آمده است:
- نام و آدرس فروشنده و خریدار: برای شناسایی طرفین معامله و تسهیل ارتباطات ضروری است.
- شرح کالا: شامل نام، مدل، تعداد، واحد شمارش، بستهبندی، ابعاد، وزن و سایر ویژگیهای کالا.
- قیمت کالا: شامل قیمت کل، قیمت هر واحد، و تخفیفهای ارائه شده.
- شرایط پرداخت: شامل تاریخ پرداخت، روشهای پرداخت و مراحل آن.
- شرایط حمل و نقل: شامل نام شرکت حمل و نقل، روش حمل و نقل، مبدأ، مقصد و هزینههای مرتبط.
مزایای پروفرما
| مزایای پروفرما | توضیحات |
|---|---|
| برآورد هزینهها | فروشنده هزینههای پیشبینی شده را به خریدار منتقل میکند. |
| تعیین زمان تحویل | تاریخ مورد انتظار تحویل کالا مشخص میشود. |
| افزایش شفافیت | جلوگیری از سوءتفاهمها و مشکلات در آینده. |
| فرصت مذاکره | شرایط قرارداد قبل از صدور اینویس نهایی قابل مذاکره است. |
| کاهش اختلافات | کاهش احتمال بروز مشکلات در هنگام تحویل کالا. |
| تسهیل تجارت | سرعت بخشیدن به فرآیند تجاری. |
کاربردهای پروفرما اینویس
- تحلیل بازار: فروشندگان میتوانند بازخورد مشتریان خارجی را از پروفرما دریافت کرده و نیازهای بازار را شناسایی کنند.
- جذب مشتری: پروفرما میتواند به جذب مشتریان جدید کمک کند.
- برقراری روابط تجاری: ارسال پروفرما به خریداران نشان دهنده تعهد فروشنده به برقراری روابط تجاری است.
- مدیریت مالی: پروفرما به فروشندگان کمک میکند تا برنامههای مالی خود را تنظیم کرده و اطمینان حاصل کنند که خریداران به تعهدات مالی خود عمل میکنند.
نکات مهم در تنظیم پروفرما
از جمله مواردی که در تنظیم پروفورما باید توجه فرمایید، به شرح زیر است:
- مدت زمان اعتبار پروفرما: فروشنده باید مدت زمان اعتبار پروفرما را مشخص کند، زیرا شرایط فروش ممکن است با گذشت زمان تغییر کند.
- نام کالا و کد تعرفه: نام دقیق کالا و کد تعرفه آن باید در پروفرما ذکر شود.
- مقدار کالا: مقدار دقیق کالا باید ذکر شود تا شرایط قیمتگذاری مشخص باشد.
- قیمت کالا: قیمت واحد و قیمت کل باید به طور واضح در پروفرما ذکر گردد.
- کرایه حمل: در صورتی که فروشنده مسئول حمل کالا باشد، باید هزینه حمل را در پروفرما درج کند.
- نوع ارز: ارز استفادهشده برای پرداخت باید مشخص شود.
- کشور و کارخانه تولیدکننده: در صورت نیاز، اطلاعات مربوط به کشور مبدأ و کارخانه تولیدکننده نیز درج میشود.
- مشخصات بستهبندی: بستهبندی باید متناسب با نوع کالا و روش حمل انتخاب شود.
- مشخصات حمل: شامل نوع وسیله حمل، مبدأ، مقصد و دیگر جزئیات حمل و نقل.
- شرایط پرداخت: نوع و روش پرداخت باید در پروفرما مشخص شود.
تفاوت کوتیشن، پروفرما اینویس و فاکتور نهایی
کوتیشن سندی است پیشنهادی که برای مشتری بالقوهای ارسال میشود که علاقهمند به خرید از کسبوکار شماست. این سند پیش از پیشفاکتور و در مراحل اولیه فروش، زمانی که مشتری در حال بررسی قیمتهاست، صادر میشود.
نکته مهم این است که کوتیشن تعهد مالی یا الزامی برای طرفین ایجاد نمیکند، ارزش مالی ندارد و میتواند توسط مشتری پذیرفته یا بدون هیچ عواقبی رد شود.
پیشفاکتور نشاندهنده اطلاعیه اولیه از شرایط یک قرارداد خرید است. این سند معمولاً هنگام ثبت سفارش صادر میشود تا فروشنده اطلاعات لازم درباره قیمتها، شرایط تحویل یا زمان ارسال را به خریدار ارائه دهد و از سوءتفاهمهای احتمالی جلوگیری کند.
پیشفاکتور در معاملات بینالمللی، بهویژه برای مقاصد گمرکی در واردات و صادرات (مانند واردات کالا از چین)، بسیار رایج است.
فاکتور نهایی یک سند رسمی و تجاری است که پس از تحویل کالا یا خدمات صادر میشود و بهمنزله درخواست پرداخت از طرف دریافتکننده است.
برخلاف پیشفاکتور، فاکتور نهایی تعهدات پرداخت را بهطور قطعی مشخص میکند. این سند ابزاری رسمی برای تکمیل فرآیند فروش است و معمولاً پس از انجام معامله صادر میشود.
پیشفاکتور با کاهش نیاز به رفتوآمدهای اضافی و پاسخ به سوالات احتمالی مشتری در مورد قیمتها و شرایط تحویل، فرآیند فروش را آسانتر و کارآمدتر میکند.
نتیجهگیری
پروفرما اینویس سندی است که اطلاعات ضروری معامله را در مراحل مختلف تجارت بینالملل در اختیار طرفین قرار میدهد. این سند بهویژه در مراحل اخذ مجوز، گشایش اعتبار اسنادی و ترخیص کالا کاربرد دارد. برای دریافت مشاوره در این زمینه، میتوانید با کارشناسان ما در نمایندگی کشتیرانی دروازه طلایی دریای نور در تماس باشید.
